Za dolgoročne cilje potrebujete večletni načrt, za kratkoročne - četrtletno, za tekoče pa - mesečni, tedenski, dnevni. Kaj je res pomembno pri načrtovanju? Tukaj je 6 najpomembnejših korakov za učinkovito načrtovanje.

Strokovnjaki za upravljanje s časom svetujejonačrtovanjetekoče zadeve, da to storite v perspektivi tedna, saj teden daje širši kontekst našim dejavnostim. Kaj je treba upoštevati pri organizaciji nalog?

Zahvaljujoč časovni tabli boste ugotovili, da vam ni treba storiti vsega! Potem boste spoznali veselje do uživanja prostega časa. Naš osebni in poklicni uspeh je v veliki meri odvisen od tega, kako si organiziramo svoj čas. Sami izberemo način, kako ga porabimo, posledice teh odločitev tudi nosimo. Da se sčasoma dobro obvladujemo, sledimo maksimi Stephena R. Coveyja: "Namesto, da bi se osredotočili na početje prave stvari, se morate osredotočiti na to, da delate pravo stvar." Na naše odločitve o porabi časa vplivata dva merila – nujnost in pomembnost. Preveč nalog pogosto pripisujemo pomen. Toda pravilno določanje prednostnih nalog pomeni zavedanje, kaj je največ v naši hierarhiji vrednot, ne le odzivanje na nujne zadeve. Kako jih razlikovati med seboj? Nujnost je merilo, povezano s časom, pomembnostjo za naše cilje. Praktično orodje, ki pokaže obseg dejavnosti in pomaga prepoznati, kaj je res pomembno, ječasovna tabla . Najpomembnejši pogoj za učinkovito ukrepanje in načrtovanje je, da se osredotočimo na kvadrant II in hkrati odstranimo številne dejavnosti iz I in III ter prezremo četrto četrtletje.

Pomembno

Časovna os: I. četrtletje

Vsebuje tako pomembne kot nujne zadeve. Gre za "krizno upravljanje" - dejavnosti strateškega pomena in nujne zadeve. V tem četrtletju delamo, s svojim znanjem reagiramo na številne situacije in sprejemamo izzive. Teh zadev ne moremo zanemariti.

Časovna os: četrtletje II

Pokriva pomembne, a ne nujne zadeve. Gre za »kvalitetno« četrt, v kateri obvladujemo sami sebe: delamo dolgoročne načrte, predvidevamo težave in jih preprečujemo, razvijamo sposobnosti, se regeneriramo, preživljamo čas z bližnjimi. Več časa kot preživimo v tem četrtletju, bolj se povečujenaša sposobnost delovanja. Zanemarjanje dejavnosti v njem širi kvadrant I, ki nas sčasoma požre, povzroči stres in izgorelost.

Časovna os: kvadrant III

V njej so nujne zadeve, a ne pomembne. To je četrtina zablode, saj lahko brenčanje o tem, kaj je nujno, ustvari iluzijo pomembnosti. V tem kvadrantu izvajamo dejanja, ki so aktualna, a pomembna za nekoga drugega, izpolnjujemo pričakovanja drugih ljudi, misleč, da smo v kvadrantu I.

Časovna os: kvadrant IV

To niso nujne in nepomembne zadeve. Z zmanjšanjem časa, porabljenega v tem četrtletju, bomo pridobili čas za res pomembne stvari.

ČASOVNIK
POMEMBNO

NUJNO

  • krizne situacije;
  • nujne zadeve;
  • opravila z datumom izvedbe, sestankom, pripravo na sestanke.

NUJNO

  • priprava;
  • določite vrednost;
  • načrtovanje;
  • izgradnja odnosa;
  • prava rekreacija;
  • zaupanje odgovornosti.
NEVELJAVNA
  • nekateri telefoni;
  • nekaj pisem, poročil;
  • nekaj sestankov;
  • najbližje nujne zadeve;
  • veliko običajnih dejavnosti.
  • vsakdanje življenje, redne dejavnosti;
  • nezavezujoča korespondenca;
  • nekateri telefoni;
  • zapravljavci časa;
  • užitek;
  • predolgo gledanje televizije.

1. Učinkovito načrtovanje: razmislite o svoji viziji in poslanstvu

Ko začnete načrtovati svoje dejavnosti, pomislite, kaj je najpomembnejše v vašem življenju. Pomislite na svojo vizijo, kaj bi radi počeli, pravila, po katerih sledite (kompas!). Ne glede na to, kako oddaljeno se zdi, je izjemno pomembno, saj vaša prepričanja vplivajo na cilje, ki si jih postavljate, na odločitve, ki jih sprejemate, in na način, kako preživljate svoj čas.

Ponovno razmišljanje o lastnem poslanstvu je bistven pogoj za ukrepanje v skladu s pomembnim, saj močno vpliva na izvajanje ostalih dejavnosti, ki so dodeljene četrtletju II. Če je vaš življenjski credo osebnostni razvoj, biti z družino, odkrivanje vrednosti življenja ali družbene dejavnosti, potem si boste z občasnim vračanjem k temu vtisnili v spomin najpomembnejše stvari. Misija bo ustvarila okvir, znotraj katerega boste sprejemali odločitve v naslednjih fazah načrtovanja.

2. Učinkovito načrtovanje: določite svoje vloge

Vloge so simboli dolžnosti, odnosov z ljudmi, dejavnosti v korist družbe. Njihova jasna definicija ustvarjanaravna struktura, ki nam omogoča ohranjanje ravnovesja. Vloge, ki jih igrate, temeljijo na vašem poslanstvu. Na list papirja navedite svoje vloge (npr. žena, mati, študentka, menedžer, direktor, član športnega društva). Raziskave kažejo, da je pojavljanje v več kot sedmih neučinkovito, zato poskusite na primer združiti določene funkcije. Prepoznavanje življenjskih vlog vam pomaga videti življenje kot celoto – lahko vidite, da ni samo delo ali družina, ampak vse skupaj. Ko opisujete svoje vloge, boste opazili "pomembne, a ne nujne" zadeve (II. četrtletje), ki jih običajno prezrete. Poleg vlog tedenskemu urniku dodajte še »ostrenje žag«. To je energija, ki bi jo morali vložiti v izpopolnjevanje svojih veščin v štirih temeljnih dimenzijah življenja – fizični, družbeni, intelektualni in duhovni. Potopljeni v »žaganje« (pridobivanje rezultatov), ​​pozabimo na »žago naostriti« (ohranjati ali razvijati sposobnost doseganja rezultatov v prihodnosti). Če se na primer ne ukvarjamo s športom (fizična sfera), ne razvijamo znanja (socialna sfera), ne sledimo najnovejšemu razvoju v naši panogi (intelektualna sfera) ali ne vemo, kaj je za nas pomembno v življenje (duhovna sfera), lahko "odlepimo" z neravnovesjem.

3. Učinkovito načrtovanje: določite cilje za vsako vlogo

Razmislite o najpomembnejši stvari, ki jo lahko naredite v vsaki vlogi ta teden, da dosežete pozitivne rezultate. Kaj je bistveno, na primer kot žena, mož, starš, zaposleni? Pri iskanju dejavnosti uporabljajte kompas in ne uro in se osredotočite na tisto, kar je pomembno, ne nujno. To je lahko na primer zmenek z možem, več časa za otroka, zbiranje informacij na tečaju hitrega branja, meditacija. Za vsako vlogo si postavite en ali dva cilja.

4. Učinkovito načrtovanje: naučite se sprejemati odločitve

Če želite cilje četrtletja II prevesti v akcijski načrt, se morate ves teden naučiti sprejemati prave odločitve. Pogosto poskušamo najti čas za »pomembne« dejavnosti v četrtletju I in III, ki sta že tako polni dejavnosti. Vržemo se iz enega primera v drugega, ga zaupamo komu drugemu, odlagamo v upanju, da bomo našli čas za najpomembnejše stvari. Toda – kot piše Stephen R. Covey – »[…] ni bistvo dati prednost načrtom, ampak načrtovati prednostne naloge«. Predstavljajte si širok kozarec, v katerega daste velike kamne. Čeprav je kozarec napolnjen s kamni, ni poln, lahko v reže potresemo gramoz. A resnica je, da kozarec še vedno ni poln – lahko dodate pesek in na koncu dodate še malo vode. Naši cilji v četrtletju II so "veliki kamni". Če se najprej ukvarjamo z drugimi stvarmi - vodo,pesek in gramoz, potem pa želimo v načrt postaviti velike kamne, se bodo naši poskusi izkazali za jalove. Toda če vemo, katere stvari so veliki kamni, in jih poravnamo pred vsemi drugimi, bomo videli, koliko lahko dosežemo in koliko vode, peska in gramoza je v praznih prostorih. Dosegli bomo tisto, kar se nam zdi pomembno, hkrati pa bomo temu primerno "prilagodili" druge dejavnosti.

5. Učinkovito načrtovanje: organizirajte vsak dan

Vaše dnevne naloge so, da najprej opravite najpomembnejše stvari, kljub nepričakovanim okoliščinam in izzivom dneva. Včasih vam bo uspelo uresničiti načrt, drugič ga bo treba spremeniti, vendar se pri odločanju zanašajte na navedbe svojega notranjega kompasa. Da bi zjutraj postavili najpomembnejše stvari na prvo mesto:

PREDSTAVLJAJTE POTEK DNEVA- preglejte tedenski urnik, poiščite svoj položaj, oglejte si ta dan v kontekstu 7 dni. To vam bo pomagalo, da se ustrezno odzovete na nepričakovane situacije.

NASTAVITE PRIORITETE- označite svoja dejanja s simboli četrtine I in II - zahvaljujoč temu boste prepričani, da zadeve iz četrtine III ne sodijo v vaš urnik. Če je potrebna nadaljnja prednostna razvrstitev, podrobneje označite dejavnosti četrtletja I in II (npr. s krogom).

DOLOČITE ČAS IN ČAS NALOG- ločite tiste, ki jih je mogoče izvesti kadar koli v dnevu. Zapišite si tudi časovne omejitve za določene dejavnosti.

6. Učinkovito načrtovanje: ocenite svojo učinkovitost

Ob koncu tedna pomislite, katere cilje ste dosegli, s kakšnimi izzivi ste se soočili, kakšne odločitve boste sprejeli in če ste se odločili, so bile najpomembnejše stvari na prvem mestu. Tedenski povzetek vam pomaga, da se izognete ponavljanju istih napak, omogoča pa vam, da boste učinkovitejši v naslednjih tednih.

mesečnik "Zdrowie"

Kategorija:

Psihologija